L'ufficio del Protocollo cura la registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata e in uscita dal Comune, a ciascuno dei quali viene attribuito un numero progressivo con relativa data di registrazione.
L'ufficio si occupa di:
- Registrazione e smistamento della posta in entrata;
- Registrazione e spedizione della corrispondenza comunale;
- Archiviazione degli atti comunali;
- Gestione delle Denuncie di Infortunio raccolte dalla Polizia Locale;
Col termine "protocollo", o meglio "libro protocollo", si indica l'apposito registro nel quale si classificano e si annotano giornalmente i vari documenti e la corrispondenza ufficiale in arrivo e in partenza. Ai documenti così annotati e classificati, viene dato un numero d'ordine detto numero di protocollo.
L'ufficio protocollo è quello che svolge il lavoro di classificazione e di annotazione di tutta la posta in entrata ed in uscita dell'Ente. Solo dopo che viene apposta la segnatura del protocollo un atto acquisisce validità giuridicamente rilevante.
Dall'anno 2001 il registro manuale del protocollo è stato sostituito con moderni strumenti informatici.
Procedure svolte dall'Ufficio
- Archivio
- Registri di giornata elettronici;
- Referente archivio storico cartaceo;
I documenti presenti nell'archivio comunale sono definiti di "deposito" e sono disponibili per gli ultimi 40 anni. Quelli antecedenti, definiti "storici", sono conservati presso l'Archivio Storico.
Coloro che ne abbiano interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti possono presentare richiesta in carta semplice per prendere in visione o ottenere copia in carta semplice.
- Consegna a mano documenti all'Ufficio Protocollo
- Consegnare allo sportello dell'Ufficio Protocollo del Comune la documentazione senza busta (a meno che non si tratti di licitazioni private, aste o trattative);
- Presentarsi allo sportello del Protocollo anche con una fotocopia del documento che verrà timbrata con la data di consegna (che vale come ricevuta);
Per sapere qual è il numero di protocollo che è stato assegnato al proprio documento è possibile telefonare all'Ufficio Protocollo il giorno successivo a quello della consegna.
